• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Succesvol dossiers digitaliseren?

 

Of het nu om bouwtekeningen, (handgeschreven) medische dossiers of de financiële- en personeelsadministratie gaat, efficiënt gebruik van ruimte en bovenal data kan het verschil maken tussen nodeloos blijven dealen met ruimtegebrek, zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en hoofdbrekens dankzij niet te volgen archiefstructuren of… directe en accuraat reageren op dossieraanvragen, omdat ze gericht op de eisen van de toekomst zijn gedigitaliseerd door 2dA.

 

Binnen seconden correcte data  full color beschikbaar krijgen is geen droom, maar realiteit voor elke organisatie die - klantgericht - wil blijven ondernemen in een toekomst die roept om verregaande kostenbesparing, efficiencyverhoging en directe - beveiligde - toegang tot informatie. Maar hoe legt u nu de basis voor die goed functionerende digitale archiefstructuur?


Digitaliseren is meer dan scannen! 

Het digitaliseren van dossiers houdt meer in dan een scanoplossing alleen. Door jarenlang gebruik zijn dossiers onvermijdelijk onderhevig geweest aan het risico op dossiervervuiling. Documenten zijn in verkeerde dossiers teruggestoken, hele inhouden zijn in andere mappen geraakt en niet zelden blijken gehele dossiers verdwenen. Digitaliseren van een archief door 2dA is niet alleen het moment om tot een beveiligde digitale - direct oproepbare en multi doorzoekbare - datastructuur over te gaan, het is eveneens de uitgelezen kans om - zonder herstelinspanningen voorafgaand aan digitalisering - tot dataoptimalisatie over te gaan. Dankzij de innovatieve digitaliseringprocessen van 2dA is het digitaliseren van dossiers gelijk geworden aan het optimaliseren van uw archieven; Uw data wordt opdrachtafhankelijk tot wel 99.99% correct retour geleverd!

 

Daarom dossiers digitaliseren met 2dA: 

Beperking van archiefruimte vormt vaak de initiële motivatie om te gaan digitaliseren. Vaker blijken kostenbesparing en efficiencyverhoging echter de grote winst na een digitaliseringtraject; Door centralisering van archieven en het via internet, overal en altijd beschikbaar worden van data, krijgen - geautoriseerde - gebruikers binnen seconden benodigde informatie. 2dA voert in al haar digitaliseringen standaard een dataoptimalisatieproces uit op zowel de originele dossiers, als de gedigitaliseerde data. Hiermee wordt ondermeer bestaande dossiervervuiling geminimaliseerd tot maximaal 0.01% en wordt de data multi-doorzoekbaar. Daarbij wordt de herkenbaarheid van informatie vergroot door de standaard retourlevering van full color data door 2dA.

 

Dossiers digitaliseren met 2dA kent dankzij een aantal innovatieve processen meerdere unieke voordelen, waaronder:

  • Centralisering van het archief; 
  • Vanaf elke internetlocatie en binnen seconden beveiligde toegang; 
  • Uniforme archiefopbouw (door o.a. het tackelen van het zogenoemde fiets-rijwielprobleem). 
  • Tijdwinst;

- zoektijden naar dossiers: verdwijnen 
- zoektijden binnen dossiers:gereduceerd tot seconden, afhankelijk van internetverbinding
- hoge mate van doorzoekbaarheid: data kan al op twee alfanumerieke posities gevonden worden
- hoge mate van herkenbaarheid: 2dA digitaliseert standaard full colour (zonder noemenswaardige vertraging in snelheid oproepbaarheid) 
- forse beperking voorwerk voor digitaliseren door opdrachtgever, want uitsluitend gerichte werkzaamheden a.g.v. beschikbaar stellen aanleverlijsten door opdrachtgever en foutenlijsten door 2dA (geen controle van fysieke dossiers voor digitaliseren nodig) 

  •  Ruimtewinst

- Afname fysieke archiefruimte

- Beperkte dataopslagcapaciteit nodig (door unieke comprimeer- en beheermethodieken 2dA)

  •  Veiligheid

- kantoorruimte en/of werkomgeving: door verwijdering – papieren – archiefmateriaal 

- data: door hoge beveiligingseisen 

- 100% traceerbaarheid gedigitaliseerde dossiers

 

 Archiefmaterialen die volgens de unieke 2dA-digitaliseringsproces kunnen gedigitaliseerd:

  • Medische dossiers   
  • Kinddossiers 
  • Boeken 
  • Dossiers bouwvergunningen 
  • Personeelsdossiers 
  • Financiële administratie 
  • Jaarverslagen 
  • Tekeningen in groot formaat (> dan A0) 
  • Cultuur historisch materiaal 
  • Foto’s 
  • Tekeningen 
  • (Land)kaarten 
  • Kranten en tijdschriften 
  • Overig grafisch drukwerk 
  • Overig materiaal

  

 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact